Fason Lazer Firmaları İçin Otomatik Teklif Sistemi: 30 Günlük Kurulum Planı

Fason lazer otomatik teklif sistemi, makine ve gaz bazlı dakika ücretlerinin, sac kg fiyatlarının ve müşteri kurallarının bir kez tanımlandığı, her teklifin bu kurallardan aynı biçimde hesaplandığı düzendir. Kurulum yaklaşık 30 günde tamamlanabilir: ilk hafta veri toplanır, ikinci hafta fiyat kuralları yazılır, üçüncü hafta geçmiş tekliflerle pilot yapılır, dördüncü hafta sistem canlıda kullanılıp ölçülür.

Kısaca:
• Sistemin kalitesi, ilk hafta girilen verinin doğruluğuna bağlıdır.
• Kurallar kişinin hafızasından çıkıp yazıya geçmelidir: müşteri grubu, minimum bedel, iskonto yetkisi, geçerlilik, vade.
• Son 20 teklifi yeniden hesaplamak, kural hatalarını canlıya geçmeden gösterir.
• Başarı; teklif süresi, dönüşüm, revizyon ve elle müdahale oranıyla ölçülür.

Fason lazer otomatik teklif sistemi nedir, kurulumu neden 30 gün sürer?

Otomatik teklif sistemi yazılımdan önce bir düzendir; yazılım bu düzeni her teklifte aynı biçimde çalıştırır. Fason kesimde her müşteri farklı malzeme, kalınlık ve adetle gelir, fiyatı da dakika ücreti, sac fiyatı ve müşteri koşulları belirler. Bu değerler dağınıksa en iyi program bile dağınık fiyat üretir. Fason çalışmanın iş modelini gözden geçirmek isterseniz fason lazer kesim nedir yazısı iyi bir başlangıçtır.

30 gün, bir atölyenin günlük işi aksatmadan veriyi toplayabileceği, kuralları tartışabileceği, bir haftalık pilot yapıp bir haftalık gerçek kullanım verisi görebileceği makul bir süredir. Aceleye getirilen kurulumlarda ilk atlanan adım pilottur; o zaman da kural hataları canlıda, müşterinin önünde ortaya çıkar. Otomasyonun genel mantığını lazer kesim teklif süreci otomasyonu yazısında anlattık; bu yazı onu takvime döküyor.

1. hafta: Makine, gaz ve malzeme verisini toplayın

İlk haftanın tek hedefi, fiyatı oluşturan ham değerleri tek bir listede ve tek bir doğruyla toplamaktır. Bu hafta teklif yazılmaz, kural tartışılmaz; yalnızca ölçülür ve yazılır.

Makineler

Her lazer için güç (örneğin 3, 6 ya da 12 kW), çalışma alanı, kestiği malzeme ve kalınlık aralığı ile hangi gazlarla çalıştığı kaydedilir. Aynı atölyedeki iki makinenin dakika ücreti çoğu zaman aynı değildir; yaşları, güçleri ve yatırım bedelleri farklıdır.

Gaz bazlı dakika ücretleri

Dakika ücreti, makinenin bir dakikalık kesiminin satış fiyatı demektir ve gaz türüne göre ayrı tanımlanır. Azotla kesim oksijene göre çok daha fazla gaz tükettiği için daha pahalıdır; hava ve miks gazın ücreti de ayrı durur. Dakika maliyetini giderlerinizden şöyle çıkarabilirsiniz:

Formül: Makine dakika maliyeti = [(aylık amortisman + kira + personel + bakım/sarf + genel gider) ÷ aylık çalışma saati + saatlik elektrik + saatlik gaz] ÷ 60

Örnek varsayım: 8.640.000 TL'lik 6 kW makine 96 ayda amorti ediliyor (ayda 90.000 TL). Kira payı 35.000 TL, personel 120.000 TL, bakım ve sarf 30.000 TL, genel gider 25.000 TL. Makine ayda 250 saat kesim yapıyor; toplam güç 30 kW, elektrik 4 TL/kWh.

1. Aylık sabit gider: 90.000 + 35.000 + 120.000 + 30.000 + 25.000 = 300.000 TL.
2. Saatlik sabit gider: 300.000 ÷ 250 = 1.200 TL.
3. Saatlik elektrik: 30 kW × 4 TL = 120 TL.
4. Oksijenle (gaz 80 TL/saat): (1.200 + 120 + 80) ÷ 60 = 23,33 TL/dk maliyet; %40 kâr marjıyla yaklaşık 33 TL/dk satış ücreti.
5. Azotla (gaz 450 TL/saat): (1.200 + 120 + 450) ÷ 60 = 29,50 TL/dk maliyet; %40 kâr marjıyla yaklaşık 41 TL/dk satış ücreti.

Sac kg fiyatları

Her malzeme ve kalınlık için güncel alış fiyatına göre satış kg fiyatı belirlenir; siyah sac, DKP, galvaniz, paslanmaz ve alüminyum ayrı satırlarda durur. Fiyatın hangi tarihte ve hangi tedarikçi teklifine göre girildiğini yanına not edin; ay sonunda güncelleme yaparken bu not zaman kazandırır.

Özgül ağırlıklar

Ağırlık hesabı özgül ağırlıkla yapılır: siyah sac ve galvaniz için 7,85, paslanmaz için 7,93, alüminyum için 2,70 g/cm³ başlangıç değerleridir. Değerleri metal özgül ağırlıkları tablosundan kontrol edebilirsiniz. Yanlış özgül ağırlık, malzemeli tekliflerde fark edilmeden fiyatı bozan bir hatadır; alüminyumu çelik yoğunluğuyla hesaplamak ağırlığı neredeyse üç kat şişirir.

Makine ve gaz türüne göre dakika fiyatları bir kez tanımlanır, her teklifte aynı değer kullanılır.

Makine, hammadde ve kesim fiyatı tanımından MetalX raporuyla PDF teklife kadar kurulumun tamamını aşağıdaki videoda baştan sona izleyebilirsiniz.

2. hafta: Fason kesim fiyat kurallarını yazıya dökün

Veri hazırsa sıra, veriyi paraya çeviren kurallara gelir. Bu hafta işletme sahibi, teklifi hazırlayan kişi ve muhasebe aynı masaya oturur. Her kural tek cümleyle yazılır; tek cümleye sığmayan kural henüz olgunlaşmamıştır.

Müşteri grupları

Müşterileri sipariş sıklığı, hacim ve ödeme davranışına göre üç dört gruba ayırın: örneğin düzenli ve yüksek hacimli, düzenli ve orta hacimli, ara sıra gelen, yeni müşteri. Her grubun özel fiyatı ya da iskontosu yazılır. Grupları nasıl kuracağınızı müşteri bazlı fiyatlandırma yazısında ayrıntılı anlattık.

Minimum iş bedeli

Tek parçalık ya da birkaç dakikalık işlerde hazırlık, programlama ve malzeme taşıma, kesimden uzun sürebilir. Bu yüzden teklif tutarı belirli bir tabanın altına düşmemelidir. Örnek kural: kesim ve malzeme toplamı 750 TL'nin altındaysa teklif 750 TL olarak verilir.

İskonto yetkisi

Kim, hangi orana kadar indirim yapabilir? Örnek kural: teklifi hazırlayan %5'e kadar, satış sorumlusu %10'a kadar, üzeri işletme sahibinin onayıyla. Yetki yazılı değilse iskonto, en ısrarcı müşteriye en yüksek oranda verilir. Onay akışını fiyat onay sistemi yazısında adım adım ele aldık.

Teklif geçerlilik süresi

Sac fiyatının ne sıklıkla değiştiğine göre bir süre seçin (örneğin 7 gün) ve süresi dolan teklifin yeniden fiyatlanacağını kural olarak yazın. Bu kural, onayı haftalarca bekleyen işlerde eski fiyatla üretime girmeyi önler.

Vade

Peşin ve vadeli fiyat farkı, hangi müşteri grubuna hangi vadenin açıldığı ve vadeli satışta üst limit bu adımda kararlaştırılır. Vade kararı muhasebenin görüşü alınmadan otomatiğe bağlanmamalıdır. Yeni müşteride ilk işi peşin almak makul bir güvenlik kuralıdır.

3. hafta: Son 20 teklifle pilot çalışma

Pilot haftası, sistemin canlıya geçmeden önce kendi geçmişinizle sınandığı haftadır. Son 20 teklifi, mümkünse onaylanan ve kaybedilenleri karışık seçin ve her birini yeni kurallarla yeniden hesaplayın.

Formül: Fark (%) = (sistem fiyatı − eski teklif fiyatı) ÷ eski teklif fiyatı × 100

Örnek: eski teklif 8.400 TL, sistem 9.150 TL hesaplıyor. Fark (9.150 − 8.400) ÷ 8.400 × 100 = %8,9 olur. Kabul bandını önceden belirleyin (örneğin ±%5); bandın dışına çıkan her teklif tek tek incelenir.

Örnek bir pilot sonucu şöyle görünebilir: 20 teklifin 13'ü bant içinde, 5'i sistemde daha pahalı, 2'si daha ucuz. Bandın dışında kalan tekliflerde nedenler genellikle şu başlıklarda aranır:

• Eski teklifte delme (patlatma) süresi ya da boşta hareket payı hesaba katılmamıştır; sistem daha gerçekçi ama daha yüksek fiyat verir.
• Azotla kesilen iş, eski teklifte oksijen dakika ücretiyle fiyatlanmıştır.
• Müşterinin anlaşmalı fiyatı sistemde tanımlı değildir; sistem liste fiyatı uygulamıştır.
• Kg fiyatı eski tarihlidir ya da yanlış özgül ağırlık girilmiştir.

Her fark için iki karardan biri verilir: ya kural düzeltilir ya da eski teklifin eksik olduğu kabul edilir. İkinci durumda yeni fiyat daha doğrudur, ama müşteriye nasıl yansıtılacağına işletme sahibi karar verir. Kaybedilen tekliflerin fiyat, termin ya da takip yüzünden mi kaçtığını ayırmak için kaybedilen lazer kesim teklifleri analizi bu hafta iyi bir yol göstericidir.

4. hafta: Canlı kullanım ve ölçüm

Dördüncü hafta yeni gelen tüm teklifler sistemden çıkar. İlk birkaç gün Excel'de paralel hesap yapmak güven verir, ama haftanın ortasında bırakılmalıdır; iki sistem uzun süre yan yana giderse ekip hangisinin doğru olduğunu tartışmaya başlar.

Ölçüm, kurulumdan önceki iki haftanın değerleriyle karşılaştırılarak yapılır. Aşağıdaki göstergeler yeterlidir:

Elle müdahale oranı bu tablonun en öğretici satırıdır. Oran yüksekse kurallar gerçeği karşılamıyordur; hangi alanın sık değiştirildiğine bakıp kuralı düzeltin. Süre sapması ise teklifteki kesim süresini iş emrinde gerçekleşen süreyle karşılaştırır ve dakika ücretinizin gerçek maliyeti karşılayıp karşılamadığını gösterir.

Kurulumda kim ne yapar?

Küçük atölyede aynı kişi birden fazla rolü üstlenebilir; önemli olan her görevin bir sahibinin olmasıdır.

• İşletme sahibi: Dakika ücretlerini, müşteri gruplarını, iskonto sınırlarını ve minimum iş bedelini onaylar; pilot farklarında son kararı verir.
• Teklif sorumlusu: Veriyi toplar, sistemi kurar, pilot hesaplarını yapar ve canlıda teklifleri hazırlar. Elle müdahale ettiği teklifleri gerekçesiyle not eder.
• CAM programcısı: Nesting raporlarını müşteri ve iş numarasıyla doğru adlandırır; malzeme ve kalınlık seçimlerinin tutarlı olmasını sağlar.
• Muhasebe: Vade kurallarını, müşteri risk sınırlarını ve peşin-vadeli fiyat farkını belirler.
• Üretim sorumlusu: İş emirlerinde gerçekleşen kesim süresini kaydeder; süre sapması ancak bu kayıtla ölçülebilir.

Otomatik teklif kurulumunda sık yapılan hatalar

• Tek dakika ücretiyle başlamak. Gaz ayrımı yapılmazsa azotlu işler zarar, oksijenli işler kaybedilen teklif üretir.
• Pilotu atlamak. Kural hataları müşteriye giden ilk tekliflerde ortaya çıkar ve güveni sarsar.
• Kuralları yalnız işletme sahibinin kafasında bırakmak. Yazılmayan kural sisteme girmez; sistem de bu yüzden kişiye bağımlı kalır.
• Excel'i paralel yürütmeye devam etmek. İki kaynak, aynı iş için iki fiyat demektir.
• Kg fiyatı güncellemesini takvime bağlamamak. Sac fiyatı değişir, sistem eski fiyatla kusursuz hesap yapmaya devam eder; hata sistemde değil, veridedir.
• Her istisnayı kural yapmaya çalışmak. Büküm, kaynak ya da acil termin gibi işler için elle karar alanı bırakın; sistem ana akışı hızlandırmalıdır, istisnaları değil.
• Ölçmeden başarı ilan etmek. Kurulumdan önceki süre ve dönüşüm kayda alınmazsa kazanç kanıtlanamaz.

Kısacası fason lazer otomatik teklif sistemi dört haftada kurulur, ama işin ağırlığını ilk iki hafta taşır: doğru veri ve yazılı kurallar. Metalix ile çalışan atölyeler için LazerCRM bu planın yazılım tarafını üstlenir. Makine, gaz bazlı dakika ücreti, sac kg fiyatı ve özgül ağırlık bir kez tanımlanır; teklif sipariş raporundan hesaplanır, müşteri özel fiyatı uygulanır, logolu PDF çıkar ve onaylanan iş iş emrine geçer. Planı kendi verilerinizle sınamak için 14 günlük ücretsiz deneme ve paket seçenekleri LazerCRM paketleri sayfasında yer alıyor.

Sık sorulan sorular

Fason lazer otomatik teklif sistemi kaç günde kurulur?

Günlük işi aksatmadan yaklaşık 30 günde kurulabilir. İlk hafta veri toplanır, ikinci hafta fiyat kuralları yazılır, üçüncü hafta geçmiş tekliflerle pilot yapılır, dördüncü hafta sistem canlıda kullanılıp ölçülür. Veri hazırsa süre kısalabilir, ama pilot haftası atlanmamalıdır.

Otomatik teklif kurulumu için hangi veriler gerekir?

Makinelerin gücü ve kullandığı gazlar, gaz türüne göre dakika ücretleri, malzeme ve kalınlığa göre sac kg fiyatları ve malzemelerin özgül ağırlıkları gerekir. Bunlara ek olarak müşteri grupları, minimum iş bedeli, iskonto yetkisi, teklif geçerliliği ve vade kuralları yazılı olmalıdır.

Pilot çalışmada kaç teklif yeniden hesaplanmalı?

Son 20 teklif, farklı malzeme ve müşterileri kapsayacak kadar geniş, incelemesi de kolay bir örnektir. Mümkünse onaylanan ve kaybedilen teklifler karışık seçilir, her biri yeni kurallarla yeniden hesaplanır ve eski fiyatla farkı yüzde olarak çıkarılır. Önceden belirlenen bandın dışına çıkan teklifler tek tek incelenir.

Otomatik teklif sisteminin başarısı nasıl ölçülür?

Teklif hazırlama süresi, talebe yanıt süresi, dönüşüm oranı, revizyon sayısı, elle müdahale oranı ve teklifteki süre ile gerçekleşen kesim süresi arasındaki sapma izlenir. Değerler kurulumdan önceki iki haftayla karşılaştırılır. Elle müdahale oranının yüksek kalması kuralların gözden geçirilmesi gerektiğini gösterir.

Otomatik teklif sisteminde iskonto nasıl kontrol edilir?

İskonto yetkisi kişi bazında yazılı bir kurala bağlanır; örneğin teklifi hazırlayan %5'e, satış sorumlusu %10'a kadar indirim yapabilir, üzeri işletme sahibinin onayına gider. Ortalama iskonto oranı her ay izlenir. Yazılı sınır yoksa iskonto müşterinin ısrarına göre büyür.

LazerCRM kurulumu hangi adımlarla yapılır?

İlk adımda makineler ve her makinenin gaz türüne göre dakika ücreti girilir; ardından sacların kg fiyatı ve özgül ağırlığı tanımlanır. Sonra Metalix'ten (MetalX) alınan DOCX sipariş raporu sürükle-bırak ile yüklenir, ilk teklif hesaplanır ve logolu PDF oluşturulur. Adımların tamamı kurulum videosunda gösterilir ve 14 günlük ücretsiz denemede kendi verilerinizle denenebilir.